Zásady ochrany osobních údajů Balíkobot, s.r.o.

Společnost Balíkobot, s.r.o., IČO 062 83 799 (dále jen „my“) věnuje ochraně osobních údajů velkou pozornost. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, mimo jiné prostřednictvím technologického agregátoru poštovních a přepravních služeb (dále jen “software Balíkobot”), na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Když používáte naše služby, sbíráme různé typy údajů, jako jsou vaše uživatelské jméno a heslo, vaše kontakty a údaje, které nám sdílíte prostřednictvím softwaru Balíkobot . Zpracováváme následující osobní údaje:

a) identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, IČO/DIČ, uživatelské jméno, heslo a jeho hash;
b) kontaktní údaje, jimiž se rozumí údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo a adresa místa podnikání;
c) údaje o vašem chování na webu, údaje o zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém, jeho verze, rozlišení obrazovky, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookie a obdobných technologií pro identifikaci zařízení;
d) údaje související s využitím zákaznického centra, kterými jsou zejména identifikace a obsah zpráv, které nám zasíláte, vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy;
e) údaje související s doručováním zásilek prijemci, které obdržíme od vás jakožto našich zákazníků v rámci používání softwaru Balíkobot.

2. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Ke zpracování osobních údajů nás opravňuje buď příprava či plnění smlouvy s vámi, dodržování právních povinností, naše oprávněné zájmy nebo váš souhlas. V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:

a) bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo
b) na základě vašeho souhlasu.

Jaká zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici k nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo se budete chtít vytvořit uživatelský účet v rámci odběru našich služeb nebo pokud s námi jen komunikujete.

2.1 Pokud navštívíte náš web
2.1.1 Cookies a využívání osobních údajů návštěvníků webu
Pokud navštívíte náš web, zpracováváme údaje o vašem chování na webu a odvozené údaje, a za tímto účelem používáme také cookies a podobné technologie pro ukládání a čtení údajů z vašeho zařízení. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku vašeho počítače, mobilního telefonu nebo jiného zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte. Na našem webu používáme různé druhy cookies. Některé z nich do vašeho zařízení ukládá přímo náš web, jiné ukládají a čtou nástroje třetích stran, které využíváme. Některé z nich můžeme používat bez vašeho souhlasu, jiné pouze s ním. Své volby ohledně používání cookies a zpracování osobních údajů na našem webu můžete změnit v Nastavení cookies. Zde najdete také podrobné informace o jednotlivých nástrojích třetích stran, které používáme, včetně konkrétních účelů jejich použití. [NASTAVENÍ COOKIES]
Nezbytné cookies a základní funkčnost a bezpečnost webu
Tyto cookies a osobní údaje, které pomocí nich sbíráme, zajišťují, aby náš web fungoval správně, abyste nás mohli kontaktovat přes online formulář, abychom si mohli zaznamenat, že jste nám udělili souhlas dle tohoto dokumentu, nebo abychom vás mohli identifikovat při přecházení mezi jednotlivými stránkami webu. Tyto cookies a získané údaje slouží také pro předcházení útoků na náš web a ohrožení jeho funkčnosti i bezpečnosti vašich dat. Takové cookies jsou nezbytné pro fungování našeho webu, a proto k jejich ukládání a čtení nepotřebujeme váš souhlas. Získané osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v zajištění funkčnosti našich služeb pro vás a bezpečnosti vašich dat. Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

2.2 Pokud jste obchodníkem, který využívá software Balíkobot
Pokud jste obchodníkem, můžeme zpracovávat vaše údaje, jak je popsáno výše a to v závislosti na tom, jestli jen navštívíte náš web, zaregistrujete se u nás nebo odebírate naše služby. Pokud jste obchodník a zároveň jste fyzickou osobou, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašem nastavení za účelem plnění smlouvy. Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k plnění smlouvy. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Jestliže jste zástupcem obchodníka, který je právnickou osobou, zpracováváme tytéž údaje za stejným účelem na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícím v ochraně našich právních nároků a naší vnitřní evidenci a kontrole. Pokud jako obchodník využijete našich služeb, můžeme vaše identifikační údaje a kontaktní údaje používat jako naši referenci a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v naší propagaci a to po dobu využívání našich služeb prodlouženou o období 4 let.

2.3 Pokud jste adresátem zásilky, kterou vám obchodnici doručují prostřednictvím softwaru Balíkobot.
Pokud jste adresátem zásilky, kterou náš zákazník vám doručuje prostřednictvím softwaru Balíkobot zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje na základě našeho oprávněného zájmu za účelem: plnění smlouvy s obchodníkem a  za účelem využití těchto údajů pro logistiku, expedici a vyřízení objednávky, faktury nebo výdejky, případně sledování zásilek. Pro plnění smlouvy tyto osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k vyřízení objednávky. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme tyto osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Proti tomuto zpracování na základě opravného zájmu máte právo uplatnit námitku. Pro účely plnění právních povinností osobní údaje používáme po dobu vyžadovanou příslušným právním předpisem, nejvýše po dobu 10 let, ledaže by v budoucnu právní předpis stanovil dobu delší.

2.3.1. Jaká máte práva jakožto fyzická osoba při zpracování vašich osobních údajů?
Ve vztahu ke svým osobním údajům máte řadu práv. Mezi tato práva patří:
Právo na přístup
Máte právo vědět, jaké údaje zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, případně doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů: vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat, využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?).
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když: popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl) vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování). Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sám poskytl a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu (viz část Pokud nám udělíte svůj souhlas) a na základě plnění smlouvy (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 125.

2.4 Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů
Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím zákaznického centra, emailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek hovorů na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem: vyřízení vašich požadavků; pokud odebírate naše služby, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s Vámi; evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas, prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou vytvoříte objednávku nebo uplatníte reklamaci. Osobní údaje si zejména z důvodu archivace komunikace, jejíž obsahem mohou být i smluvní požadavky obchodníků, uchováváme po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

3. Kdo osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Ve většině případů zpracováváme údaje za účelem využití těchto údajů pro logistiku, expedici a vyřízení objednávky, faktury nebo výdejky, případně sledování zásilek jako zpracovatele.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje? A to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít osobní údaje k jiným účelům. Takovými zpracovateli jsou:
Poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií a podpory, zejména: Keboola s.r.o., IČO 28502787, ALGOTECH, a.s., IČO: 24775487
Poskytovatele mailingových služeb, zejména: Mailjet, IČO FR67 524536992, Amazon Web Services EMEA SARL, Czech Branch, CZ685187560
Poskytovatel nástrojů pro komunikaci, správu kontaktů a nahrávání hovorů, zejména: Daktela, IČO: 27232263
Pro zpracování údajů o chování na webu používáme i nástroje třetích stran, které využívají cookies. Někteří provozovatelé těchto nástrojů od nás získávají údaje jako zpracovatelé a někteří jako správci osobních údajů. Podrobnější informace o provozovatelích těchto nástrojů naleznete v Nastavení cookies.

4. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
Osobní údaje většinou získáváme od obchodníků, kteří pro doručení zásilek využívají software Balíkobot.

5. Předávání údajů mimo EU
Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí, ani mezinárodním organizacím ve smyslu čl. 44 a násl. GDPR.

6. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet na e-mailové adrese balikobot@balikobot.cz. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

7. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností, které vyplývají ze zvláštních právních předpisů, zpracováváme po dobu stanovenou těmito právními předpisy. V případě potřeby použití osobních údajů pro ochranu našich oprávněných zájmů pak tyto osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou k uplatnění těchto práv. Je-li osobní údaj zpracováván na základě souhlasu, provádíme zpracování pouze po dobu, na kterou je souhlas udělen. V ostatních případech budou osobní údaje vymazány uplynutím 2 let od ukončení smluvního vztahu se zákazníkem.

8. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť nejsme povinnou osobou dle čl. 37 GDPR.